Alquileres

¿Cómo cancelo un alquiler y qué pasa con la seña?

En la ficha, Cancelar: contá por qué y, si dejó seña, qué pasa con ella. Lo que tenía reservado queda libre en el acto y nada se borra (queda en el historial y en Cancelados).

La seña sigue la política de la configuración y viene elegida con «según la política»:

El diálogo dice cuántos días faltan para el evento. Lo que pagó por la tienda además de la seña no se retiene: se le devuelve o queda a su favor.

Quién puede

• Sin plata del cliente (un presupuesto sin seña): quien arma presupuestos.
• Con seña, caución o pagos de la tienda: la dueña o la administración, que deciden sobre esa plata.
• Si hay un comprobante de la tienda sin mirar, primero se confirma o se rechaza.

Se cancela un presupuesto, una reserva o lo que está preparado. Lo que ya salió no se cancela (se recibe de vuelta), y lo facturado tampoco: se anula la factura o se hace la nota de crédito. Si tenía viajes asignados que no salieron, se cancelan con el alquiler.

Se hace en: Alquileres

¿Cómo cargo la camioneta escaneando y marco que salió?

Antes de salir, la lista de carga dice qué piezas lleva el alquiler, y quien carga escanea las etiquetas con el celular. La pantalla dice «Falta cargar 2 de 14» hasta que no falte nada.

1. En la ficha del alquiler (o desde la hoja de ruta, Cargar), Lista de carga.
2. Arriba, cuándo sale, si lo llevamos o lo retira, si va con montaje, y quién lo lleva.
3. Escaneá con la cámara (o con el lector de mano en el campo del código), una etiqueta tras otra:

• la pieza única (el panel, el peluche) por su número, PANEL-SAFARI-001;
• lo de a granel (cilindros, platos) por el código o el SKU de su etiqueta: cada lectura suma uno.

4. Lo que falta cargar queda arriba (lo que hay que ir a buscar al estante) y lo cargado abajo. En cada fila: + y − (una más, una menos), Todas, o Cargada en una pieza suelta.
5. Salió: quién lo lleva (se propone el repartidor del viaje) y el vehículo. Queda el remito con la hora, y el alquiler pasa a Afuera.

Si agarrás otra pieza igual que la reservada (el panel -002 en vez del -001), se acepta si está libre: el sistema cambia la reserva y lo dice («cambio»). Lo subalquilado (lo que se consigue afuera) se marca a mano cuando lo tenés.

Salir con faltantes

Si falta algo y hay que salir igual, Salió pide por qué («lo llevamos después», «lo consigue el cliente»): queda anotado en el remito. Si la reserva cambió y algo cargado ya no va, aparece Ya no van: bajalas.

Lo que retira el cliente

Si el cliente pasa a buscarla, es igual: se carga escaneando y Salió anota quién la retiró.

Sin lista

Un alquiler que solo tiene servicios (un montaje, un flete) no tiene lista: se marca Salió desde la ficha.

Cargan el depósito, la administración y la dueña.

Se hace en: Alquileres

¿Dónde cambio cómo cobro, la seña, la cancelación y el contrato?

Alquileres → Configuración (la ruedita de la lista) dice lo que propone cada presupuesto. Cada alquiler lo puede corregir; lo de acá es lo que viene puesto.

Valores por defecto vuelve todo a lo de fábrica, y Volver al texto original el contrato.

Abajo, los avisos, con su propio Guardar los avisos: si salen al cliente (y a qué hora los recordatorios) y cuáles le llegan al equipo, con sus horas.

La tienda, la tele y los QR se configuran en Alquileres → Tienda. Cambian esto la dueña y la administración.

Se hace en: Configuración del alquiler

¿Qué sale, qué vuelve y qué está libre esta semana?

Alquileres → Calendario tiene dos vistas, semana por semana:

• Qué sale y qué vuelve: cada día con lo que sale (con la hora y si lo llevamos o lo retira el cliente), los eventos y lo que vuelve. Es la hoja del depósito de la semana.
• Ocupación: lo que tiene algo apartado o reservado esa semana, día por día: en cada pieza cuántas quedan libres (debajo del nombre, cuántas tenés) y en cada temática cuántas veces se arma con lo libre («×2»), en verde, ámbar o rojo. Pasando el dedo o el mouse, qué alquileres la tienen. Sirve para contestar rápido «¿tenés la Safari para el sábado 14?».

Semana anterior, Semana siguiente y Hoy mueven la semana. Tocando un alquiler, se abre su ficha.

El día corta a las 6 de la mañana

Un evento que termina a las 3 de la mañana del domingo es del sábado: la lista, el calendario y la hoja de ruta cuentan cada jornada de 6 a 6. El retiro de las 2 de la madrugada aparece el sábado a la noche, no el domingo.

La lista de alquileres

En Alquileres, arriba: Salen hoy, Vuelven hoy, Apartados que vencen (los presupuestos que dejan de apartar) y Señas a cuenta (la plata de tus clientes que tenés en la mano). Debajo, los avisos de lo atrasado (lo que tenía que volver y no volvió) y de lo que espera de la tienda (pedidos y pagos para confirmar).

Los filtros: Vivos (lo que viene), Presupuestos, Reservados, Afuera (en el evento), Cerrados y Cancelados. Cada alquiler dice su fecha, su estado, la temática, el lugar, si está apartado y su saldo. La búsqueda encuentra por número, cliente, evento o lugar.

Hoy y mañana, en el inicio

En el inicio del sistema, la tarjeta Alquileres muestra Hoy y Mañana con cada salida y cada retorno a su hora (con montaje o desmontaje), y debajo lo que hay que resolver: Falta cargar, No volvieron, Piezas que no están listas, Presupuestos que dejan de apartar, Saldos antes del evento y Avisos para mandar al cliente. Cada persona ve lo que atiende: el depósito no ve saldos y la caja no ve la carga.

Se hace en: Calendario del alquiler

¿Cómo cuento la decoración que volvió y cobro los daños?

Cuando vuelve, se cuenta: cada pieza queda Bien, A limpiar, A reparar, Rota sin arreglo o Faltante. Lo roto y lo que falta se cobra, y el inventario se corrige solo.

1. En la ficha (o en la hoja de ruta), Volvió: contar, y Volvió al depósito: queda el remito de la vuelta.
2. Elegí la condición arriba (Bien viene elegida) y escaneá las etiquetas: cada una anota su pieza con esa condición. Cambiá a A limpiar y seguí escaneando lo sucio, y así.
3. O tocá una pieza y contala a mano: a granel se reparte («8 bien, 2 a limpiar, 1 rota»); la pieza única va en una sola. Lo roto lleva nota, foto y, si se arregla, lo que cuesta el arreglo.
4. Terminar la revisión: lo que no contaste, decí si volvió bien o no volvió. Abajo, los cargos que se proponen: lo faltante y lo roto sin arreglo a su valor de reposición, lo que se repara por el costo del arreglo. Corregí el monto o destildá el que no se cobra. Terminar.

Al terminar: lo sucio queda fuera de servicio hasta que pasa su tiempo de preparación (o hasta que lo marcás Lista); lo que se repara queda en reparación; lo roto sin arreglo y lo perdido salen del stock con su ajuste. El alquiler pasa a Revisado.

Cobrar los daños

En Daños, Cobrar:

• si cobraste caución, primero la caución cubre los daños;
• lo que falta, lo paga ahora (efectivo con la caja abierta, o transferencia) o queda en su cuenta corriente;
• lo que sobra de la caución se le devuelve o queda a su favor.

Sale un comprobante con «Daños y faltantes de alquiler». Un cargo se puede quitar, agregar a mano (una limpieza especial, un día de atraso) o no cobrar con el motivo (eso lo decide la dueña o la administración). Sin daños, Devolver la caución: entera, o queda a su favor para la próxima.

Cerrar

Con los daños cobrados (o perdonados), la caución resuelta y la factura hecha, Cerrar.

Lo que no volvió a tiempo

Si tenía que volver y no volvió, la lista, la ficha y la hoja de ruta lo marcan atrasado («Tenía que volver hace 3 h»), y al equipo le llega el aviso. Lo que está afuera sigue ocupado: nadie lo puede reservar para otro. Si la reserva que venía necesitaba esa pieza, el sistema le busca otra igual o la deja para conseguir afuera, con una nota.

Si el cliente avisa que la devuelve otro día, Alargar el retorno: elegí cuándo vuelve. Los días de más se cobran aparte, como un cargo al revisar.

Cuentan lo que volvió el depósito, la administración y la dueña; cobran los daños quienes cobran (la caja, la administración y la dueña).

Se hace en: Alquileres

¿Cuándo y cómo se factura un alquiler?

La factura sale al entregar (se cambia en la configuración: al reservar, al entregar o al cerrar). Cuando ya salió y no se facturó, la ficha dice Falta facturar y la lista lo avisa arriba.

Hay dos formas:

Desde la ficha: Facturar

1. En la ficha del alquiler, Facturar.
2. Arriba dice el total menos lo que ya pagó (la seña y lo que haya pagado por la tienda).
3. Cobra ahora: viene el saldo. Elegí con qué paga y la caja abierta del depósito (en efectivo) o el número del comprobante (transferencia).
4. Facturar. Sale un ticket con la seña descontada.

Lo alquilado va con el servicio «Alquiler de decoración» (no mueve stock); los servicios (el montaje) como servicio, y lo que se vende (globos, descartables) con su producto, que sale del stock en ese momento.

En la caja: Mandar a la caja

Si querés la factura con timbrado o cobrar en el mostrador, Mandar a la caja: el alquiler llega a Pedidos de la caja con la seña anotada, y la caja lo cobra como cualquier pedido, con la seña descontada.

El saldo

El saldo de la ficha es el total menos la seña y lo pagado por la tienda; ya facturado, es lo que la factura todavía debe (cero si se cobró todo). El tablero muestra los saldos antes del evento a quien cobra.

Un alquiler facturado ya no se corrige ni se cancela: para cambiarlo se anula la factura o se hace la nota de crédito.

Facturan y mandan a la caja la administración y la dueña (hace falta mover el alquiler y poder vender). El depósito carga y recibe, pero no factura.

Se hace en: Alquileres

¿Cómo armo la hoja de ruta de entregas y retiros?

Alquileres → Hoja de ruta junta lo que hay que llevar y lo que hay que ir a buscar en el día (de las 6 de la mañana a las 6 del día siguiente), con anterior, siguiente e Imprimir.

Arriba, lo atrasado de cualquier día (lo que tenía que salir y sigue en el depósito, o tenía que volver y no volvió). Después las Entregas y los Retiros, cada uno con:

• la hora, el cliente y el número, el evento y si va con montaje (o desmontaje);
• la dirección con su referencia (tocándola, el mapa);
• Llamar y WhatsApp al cliente;
• Falta cargar 3 o Cargado, y Conseguir afuera si algo es subalquilado;
• quién va, con su vehículo y su chapa, y cómo va el viaje (sin repartidor, asignado, en camino, hecho);
• Cargar (la lista de carga) en una entrega y Volvió en un retiro.

Asignar el viaje

En cada parada, elegí Quién va y tocá Asignar. El viaje queda en Mis envíos del repartidor, con la insignia Llevar AL-… o Buscar AL-…: ahí marca Salgo con este y Llegué y entregué como cualquier envío, y el cliente ve en su enlace «En camino a tu evento». El viaje no cobra: el saldo lo cobra el local (la factura al entregar, la caja o la transferencia).

Los repartidores se cargan en Más → Envíos a domicilio → Repartidores. Si el del depósito también reparte, dale el permiso de entregar envíos en Más → Usuarios y permisos (en la demo, Derlis lo tiene).

Lo que retira o trae el cliente

También aparece en la hoja, sin dirección: «Lo retira el cliente», «Lo trae el cliente».

Ven la hoja todos los que ven los alquileres; asignan el viaje quienes asignan envíos (el depósito, la administración, la dueña).

Se hace en: Hoja de ruta

¿Cómo pongo el catálogo en la tienda, la tele y los QR?

Alquileres → Tienda junta lo que ve el cliente: el catálogo en tu página, la tele del salón y los QR de cada temática.

Arriba te dice lo que falta para que ande (la página sin publicar, la cuenta del banco sin cargar) con el botón para arreglarlo, y Ver la tienda y Abrir la tele.

La tienda

Tu página (/tienda/<tu-negocio>) abre en el catálogo de temáticas: el cliente elige la fecha del evento y cada temática le dice si está libre, si quedan pocas o si está ocupada ese día (nunca cuántas tenés). Arma su pedido y termina en Pedir presupuesto o Reservar con seña.

Lo que decidís:

• mostrar el catálogo del alquiler en tu página, y si deja Reservar con seña (si no, solo Pedir presupuesto);
• si muestra también las piezas sueltas;
• la anticipación mínima (2 días) y hasta cuántos días adelante;
• cuántas horas aparta un pedido sin pagar (2 horas: con el comprobante, aparta lo de la configuración del alquiler).

El pago con tarjeta

La transferencia o el QR del banco con el comprobante anda siempre que cargues tu banco en Mi tienda. El pago con tarjeta necesita una procesadora contratada (Bancard o Pagopar); mientras no está, queda apagado. En la demo hay una pasarela de prueba: el cliente ve una página que dice que no se cobra nada.

La tele del salón

La misma tele de la tienda (/tienda/<tu-negocio>/tv) pasa una placa por temática: la foto, el nombre, los tamaños, el precio «desde», lo que lleva y el QR de esa temática («Escaneá y pedí tu presupuesto»). Elegís qué pasa (Todas las temáticas, Las que elijo, en orden, o Las de una temporada), si van las piezas sueltas y cuántos segundos queda cada placa. En la tele, abrí el navegador, pegá el enlace y poné pantalla completa.

Los QR del catálogo

Cada temática y cada pieza puede tener su QR: lo escanean y abre esa temática en tu tienda, con Pedir presupuesto. Crear los QR que faltan los hace de una vez; tildá los que querés y imprimí Tarjetas A4 (ocho por hoja, con la foto, el nombre, el precio «desde» y el QR, para la mesa de muestras) o Etiquetas 50 × 30 para pegar en la pieza. Cada QR dice cuántas veces lo escanearon y cuántos pedidos trajo este mes; también aparecen en Más → Enlaces y QR, en «Catálogo del alquiler».

Lo ven todos los que ven los alquileres; lo cambian la dueña y la administración.

Se hace en: Alquileres

¿Qué avisos salen del alquiler, al cliente y al equipo?

El sistema mira los alquileres cada minuto y avisa al cliente (su reserva, el recordatorio del evento, «vamos en camino», el retiro, los daños) y al equipo (qué sale hoy y mañana, qué falta cargar, qué no volvió), a cada uno según lo que atiende.

Al cliente

Seis avisos, uno por alquiler: la reserva confirmada (con el enlace al contrato en PDF), el recordatorio del evento (2 días antes, a las 9, con el saldo), vamos en camino (cuando sale y lo llevamos), el recordatorio del retiro o la devolución (el día antes), el cargo por daños y la caución devuelta.

Si tu negocio tiene correo o WhatsApp contratado, salen solos por el canal que eligió el cliente. Si no (es lo de hoy), cada aviso queda Para mandar en la ficha del alquiler y en el inicio: Mandar por WhatsApp abre el chat con el texto escrito y lo marca Mandado; también Copiar y No hace falta.

En la ficha, Avisos al cliente muestra cada aviso con su estado y por dónde quiere los avisos ese cliente: WhatsApp, Correo, Los dos o No quiere avisos. Vale para sus próximos alquileres.

Al equipo

Le llegan a quien atiende cada cosa, por la campanita, el celular o el correo:

Cada persona los prende o apaga, canal por canal, en Mi perfil → Avisos → Alquileres. La dueña cambia las horas o los apaga para todos en la Configuración del alquiler, en Avisos al cliente y Avisos al equipo.

Se hace en: Alquileres

¿Cómo atiendo un pedido o un pago que entró por la tienda?

Lo que entra por la tienda aparece arriba de la lista de alquileres («2 pedidos de presupuesto y 1 pago para confirmar») y en la campanita de quien lo atiende. Cada uno lleva a su ficha.

Un pedido de presupuesto

Es un alquiler como los del mostrador, con origen tienda, que aparta lo pedido unas horas. En la ficha, la sección Tienda y pagos online dice quién lo pidió, por qué QR vino y su nota.

1. Miralo y, si hace falta, Corregir (la hora de la salida, el montaje, un descuento).
2. Mandar al cliente: arma un enlace nuevo y el WhatsApp con el mensaje listo. Cada vez que lo mandás, el enlace anterior deja de andar.
3. El cliente abre su enlace, lee las condiciones, aprueba firmando con el dedo y paga la seña.

También le podés mandar el enlace a un presupuesto que armaste en el mostrador.

Un comprobante de transferencia

El cliente sube la captura de su transferencia o QR del banco. En la ficha, en los pagos en línea: Ver comprobante, mirá tu banco y Confirmar (si transfirió otro monto, corregilo): queda el recibo a cuenta del cliente y, si era la seña, queda reservado. Si no entró, Rechazar con el motivo: el cliente lo lee en su enlace y puede subir otro.

Un pago con tarjeta

Con una procesadora contratada, el cliente paga en su página segura y la reserva queda firme sola; vos tocás Registrar el cobro (la plata entra a tu cuenta de la procesadora). Si empezó a pagar y no terminó, el intento vence solo a la media hora o lo das por vencido, y el cliente puede volver a pagar desde su enlace.

Mandan el enlace quienes arman presupuestos; confirman o rechazan los pagos quienes cobran (la caja, la administración, la dueña).

Se hace en: Alquileres

¿Cómo sé qué piezas están para limpiar o en reparación?

Alquileres → Piezas del alquiler muestra lo que está fuera de servicio: arriba, cuántas hay A limpiar, En reparación y En eventos. Para atender lista solo lo que hay que resolver; Todas las piezas, el estado de cada una (disponible, reservada, en el evento, a limpiar, en reparación) con su próxima reserva.

Lo que vuelve de un alquiler a limpiar o a reparar aparece acá solo. En cada pieza:

• Lista: ya la limpiaste antes de tiempo. Lo que está a limpiar vuelve solo al terminar su tiempo de preparación (una tela, uno o dos días; un cilindro, una hora).
• Reparada: se arregló y vuelve al servicio.
• No tiene arreglo: se da de baja del stock, con su ajuste.
• A reparar: una pieza que se rompió en el depósito (no en un evento). Contá qué tiene.

Si la pieza estaba reservada

Mientras una pieza está en reparación no se reserva. Si tenía reservas, el sistema las pasa a otra pieza igual que esté libre o, si no hay, las deja para conseguir afuera con una nota en su historial; la lista de alquileres lo avisa y el tablero muestra Piezas que no están listas para las reservas de los próximos días.

La pantalla la ven todos los que ven los alquileres; marcan las piezas el depósito, la administración y la dueña.

Se hace en: Piezas del alquiler

¿Cómo armo el presupuesto de un alquiler?

En Alquileres → Presupuesto armás lo que te piden para una fecha: el sistema te dice qué está libre esos días mientras lo armás, y al guardar aparta las piezas 48 horas para que nadie más las tome mientras el cliente decide.

1. ¿Para quién?: buscá al cliente por nombre, CI o RUC, o tocá Nuevo y cargalo ahí mismo.
2. ¿Cuándo y dónde?: el día del evento, a qué hora empieza y termina (si termina pasada la medianoche, la pantalla dice «Al día siguiente»), qué se festeja (va en el contrato), dónde y una referencia del lugar.
3. Salida y retorno: se proponen solos (la salida 4 horas antes de que empiece el evento y el retorno 12 horas después de que termina; se cambia en la configuración). Elegí Lo llevamos o Lo retira, y Lo buscamos o Lo trae, y corregí el día y la hora si hace falta.
4. ¿Qué lleva?: buscá la temática o la pieza («Safari», «cilindro»). Cada una dice lo libre en esas fechas: «Se arma 1 vez», «No se arma: falta el panel» o «Libres 6 de 8». Un toque la suma.
5. Cada línea muestra qué piezas tomaría (en una temática, qué alternativa llena cada lugar) y, si algo no alcanza, qué falta.
6. Montaje y desmontaje: tildalo y poné su precio.
7. A la derecha (abajo en el celular): los días, el total, el descuento y la seña que se propone (el 30 %). Guardar y apartar 48 h.

Cada alquiler tiene su número, AL-2026-00008.

Los días y el precio

El precio de cada pieza y temática es por evento e incluye 2 días. Si la salida y el retorno pasan de eso, cada día de más suma un 25 % del precio de la línea (lo corregís en la línea). Los días se cuentan en bloques de 24 horas de la salida al retorno.

Lo que aparta y lo que no

Guardado, el presupuesto aparta lo que pide durante 48 horas: en esas fechas nadie más lo puede alquilar. Pasado ese tiempo sin seña, las piezas quedan libres solas y la ficha ofrece Volver a apartar (mira otra vez si sigue libre). Con la seña queda reservado en firme.

Si algo no alcanza, el botón de guardar se apaga y aparece Guardar sin apartar (queda el presupuesto, sin tomar nada). Si vas a conseguir la pieza con un colega (subalquiler), la dueña o quien tenga el permiso ve Reservar igual (lo consigo afuera): lo que falta queda marcado «conseguir afuera» en la lista y en la hoja de ruta.

Lo que se vende en el mismo pedido

Agregar algo que se vende (globos, descartables, servilletas): va en el mismo alquiler con su precio de venta y sale del stock cuando se factura. Lo alquilado no sale del stock: ocupa fechas y vuelve.

Corregir un presupuesto

En la ficha, Corregir: se vuelve a mirar lo libre al guardar. Si el contrato ya estaba firmado, al guardar cambios se quita la firma y hay que volver a firmar. Un alquiler ya facturado no se corrige: se anula la factura o se hace la nota de crédito.

Arman presupuestos la vendedora, la administración y la dueña; la seña la cobra quien cobra (la caja, la administración o la dueña).

Se hace en: Alquileres

¿Cómo cobro la seña y hago firmar el contrato?

Con la seña el presupuesto queda reservado: lo que estaba apartado pasa a firme. Se cobra desde la ficha del alquiler y queda a cuenta del cliente, como la seña de un encargo: al facturar se descuenta sola.

1. En Alquileres, abrí el alquiler y tocá Cobrar la seña y reservar.
2. Deja de seña: viene el 30 % del total (lo podés cambiar).
3. Con qué: en efectivo elegí la caja abierta del depósito; con transferencia o QR del banco, anotá el número del comprobante.
4. Cobrar. Sale el recibo y el alquiler pasa a Reservado.

Antes de cobrar, el sistema vuelve a mirar que todo siga libre: si mientras tanto otro tomó una pieza, no se cobra nada y te dice qué falta.

Sin seña

Un cliente de siempre o una empresa que paga al recibir: Confirmar sin seña, con el motivo («Cliente de siempre, paga al entregar»). Queda reservado igual y el motivo queda en el historial.

El contrato

Contrato en PDF arma el contrato con el comercio, el cliente, el evento, la salida y el retorno, lo que lleva (con las piezas), la plata y las condiciones (las de la configuración, con los días de la política de cancelación).

Firma del cliente: el cliente lee las condiciones en la pantalla, firma con el dedo, y escribís su nombre y su documento. La ficha dice Firmado. Lo firmado queda sellado: si después corregís el alquiler, se quita la firma y hay que volver a firmar.

Si el cliente pidió por la tienda, aprueba y firma desde su enlace, sin venir al salón.

La caución

Si la prendiste en la configuración, la ficha también ofrece Cobrar la caución: es un depósito en garantía, aparte de la seña. Se cobra igual (recibo a cuenta) y al volver todo se devuelve o se usa para cubrir los daños.

Cobran la seña y la caución la caja, la administración y la dueña; la vendedora arma el presupuesto y hace firmar.

Se hace en: Alquileres