Órdenes de servicio

Configurar el taller: mano de obra, fotos, listas y la tele

Taller → Configuración del taller (la guarda el dueño o quien tenga permiso de configurar el taller):

• Mano de obra: fija por trabajo (lo más común) o por hora, con la tarifa de la hora. Cada trabajo se puede cambiar a mano en el presupuesto.
• Recepción: cómo se recibe y qué no puede faltar (abajo), las fotos que se piden, el tope sugerido y las condiciones que firma el cliente.
• Recomendaciones: a los cuántos días se vuelve a ofrecer lo urgente y lo que puede esperar.

La recepción: simple o completa

Arriba, dos atajos: Recepción simple (la unidad, el cliente con lo que le pasa y el ticket: tres pasos, para el local que solo registra) y Recepción completa (además el tablero, la lista, los daños, las fotos y la firma). O paso por paso: Se muestra y Es obligatorio. Lo obligatorio frena la firma y deja la orden en Recibido hasta completarlo; lo demás no frena nada. Con la firma apagada, la orden avanza sin firmar, y las fotos que no son obligatorias se ofrecen como sugeridas. Arriba de los pasos ves cuántos va a hacer el mostrador.

Cambiar la recepción vale para los equipos que entran desde ahí: si la endurecés (pasás a la completa o prendés la firma), las órdenes que ya recibiste siguen con lo que se pedía ese día y no se traban; si la aflojás, se destraban en el acto. Sin la firma, el cliente no ve en su portal las fotos ni los daños de la recepción: quedan en la orden para el taller.

Con qué cliente arranca: Cliente ocasional (sin datos; no recibe avisos por WhatsApp ni tiene portal, y se cambia por un cliente con datos en un toque) o Pedir los datos. Una tienda de celulares nueva nace simple y con el cliente ocasional; los talleres y el servicio técnico, completos y pidiendo los datos. Lo que ya tenías guardado no cambia solo.

Trabajos frecuentes y listas

Trabajos frecuentes son los trabajos del rubro con su precio, su garantía y cada cuántos kilómetros o meses se repiten; atales sus repuestos del catálogo y la revisión los propone con el precio. Listas de control e inspección son los puntos que se revisan al recibir y en el semáforo. Si faltan, Cargar la plantilla del rubro: suma lo que no está y no toca lo que ya cambiaste.

La tele del local

En La tele del local ves si la pantalla del mostrador pasa los equipos listos para retirar (el número de la orden y la inicial del nombre) y llegás a configurarla con Configurar la pantalla. En los talleres de vehículos, además, Mostrar el tablero del taller pasa cada orden por su número y su etapa, y podés sumar los últimos tres de la chapa. Nunca salen nombres, teléfonos ni importes. La tele se abre en /tienda/<tu-página>/tv.

Se hace en: Configuración del taller

El control de calidad antes de «Listo»

Cuando todas las tareas de una orden están terminadas, alguien del taller hace el control: en la ficha → Control de calidad, o desde Mi trabajo → Hacer el control. Empezar el control trae la lista del rubro (prueba de ruta, testigos, pérdidas, ajustes, limpieza…).

Pasa o falla

Cada punto con un toque: Pasa o Falla. Si falla, se escribe qué falla y, si hay varias tareas, cuál vuelve a la mesa. Al terminar, si todo pasó: Marcar lista y el cliente ve «Pasó el control de calidad». Si algo falló, la tarea se reabre (cuenta como un retrabajo) y hace falta otro control.

Cuándo se exige

En la Configuración del taller se elige si el control es obligatorio. Con el control exigido, la orden no pasa a «Listo» ni se entrega sin un control aprobado después de terminar las tareas, y nunca pasa a «Listo» con un tiempo corriendo.

Se hace en: Órdenes del taller

El reporte «Taller»

Taller → Reporte del taller, con el período y el local: las órdenes recibidas y entregadas, el ticket promedio, la tasa de aprobación (lo aprobado contra lo rechazado, en guaraníes) y por dónde contestaron, el tiempo en cada etapa, los retrabajos y las garantías, lo listo sin retirar, los services por vencer, los clientes que volvieron y de dónde vinieron.

La productividad de cada mecánico

Las horas vendidas (las de sus tareas terminadas) contra las horas trabajadas (su tiempo marcado), las tareas, los retrabajos, la mano de obra facturada de sus trabajos y su comisión, que se devenga a medida que se cobra. La comisión la ve solo quien puede ver las comisiones; cada mecánico ve lo suyo en «Mi trabajo».

Qué mejorar

Las reglas del taller en Qué mejorar del tablero miran estos mismos números: la aprobación baja, los pendientes sin seguimiento, los retrabajos, los repuestos que tardan y lo listo que nadie retira.

Se hace en: Reporte del taller

El tablero del taller: atrasadas, carga y tiempos

Taller → Tablero muestra las órdenes abiertas por estado, en el orden en que avanza una reparación; las atrasadas (con fecha prometida pasada); la carga por técnico; el tiempo estimado contra el real por tipo de caso; los presupuestos sin respuesta y los repuestos pendientes.

La bandeja

Taller abre la bandeja de órdenes con los filtros En el taller, Atrasadas, Esperando aprobación y Para retirar. Buscando un IMEI aparecen todas las órdenes de ese aparato.

Los tipos de caso

En Taller → Tipos de caso cada caso tiene sus horas (lo que se le promete al cliente), su mano de obra, su garantía y el producto con el que se factura la mano de obra.

Se hace en: Tablero del taller

La entrega, la garantía y el próximo service

Con la orden lista, en la ficha → Entrega, garantía y próximo service.

La lista de entrega

Hacer la lista de entrega: lo que se devuelve (llaves, documentos, las piezas viejas si las pidió), la explicación de la garantía, quién retira, el kilometraje de salida y si se fue conforme → Confirmar. Confirmada no cambia. Después, Entregar y cobrar como siempre.

La garantía

Cada trabajo tiene su garantía por días y por kilómetros, y vale lo que venza primero: con los kilómetros pasados, venció aunque la fecha no haya llegado. Los kilómetros por defecto se ponen en la configuración del taller.

El próximo service y la etiqueta

Al entregar, cada trabajo con frecuencia (el cambio de aceite, la alineación) arma su próximo service por kilómetros y por fecha. Imprimir la etiqueta: el papel (rollo de 62 × 29, 50 × 30 o A4) con el kilometraje, la fecha, el servicio y un QR para reservar; la chapa sale cortada y sin el nombre del cliente. Cada impresión es una etiqueta nueva. Agregar a mano suma un service que no salió solo.

Se hace en: Órdenes del taller

Entregar y cobrar un equipo reparado

La entrega es cobrar: la hace la caja. En el POS, Taller → En el taller muestra todas las órdenes del local con su estado (las listas arriba). Tocá la orden (o buscala por el número, el QR del ticket, el nombre, el documento, el teléfono o el IMEI) y Cobrar: se cobra como una venta con la mano de obra y los repuestos del presupuesto aprobado, menos la seña si la dejó. Al cobrar, la orden queda Entregada y empieza a correr la garantía del trabajo.

Lo que buscás y todavía no está para entregar aparece igual y dice en qué estado está (Recibido, En diagnóstico, Esperando aprobación…). El diagnóstico y el presupuesto se hacen en el sistema: Abrir en el sistema te lleva a esa misma orden.

Desde la ficha de la orden, en el sistema

En la ficha de la orden, Cobrar en la caja abre la misma orden en la caja de esta computadora (si esta computadora es la caja del local). También podés usar Entregar y cobrar en la ficha: lo cobrado ahí contra la caja entra en el arqueo de esa caja, y en Mi caja se ve como cobrado fuera de ese aparato.

Trabajos chicos sin presupuesto

Un cambio de pin de carga o un software no necesita un presupuesto formal. Si en Taller → Configuración → Trabajos chicos está prendido Cobrar trabajos chicos sin presupuesto, una orden recibida (sin repuestos ni presupuesto) se cobra y se entrega en un paso: Cobrar sin presupuesto, escribís lo que se hizo y el precio, y listo. El cliente recibe solo el aviso de la entrega.

El equipo que no se arregló

Si quedó sin reparación, se entrega igual y se cobra lo que corresponda por la revisión.

Los que no vienen a buscar

Los equipos listos que esperan hace días son plata del trabajo hecho y sin cobrar. En Taller → Tablero están los «para retirar»; escribile al cliente por WhatsApp con el enlace de su orden. «Qué mejorar» te avisa cuando pasan de dos semanas.

Se hace en: La caja

Flotas y aseguradoras

Dos clientes que no pagan como los demás: la empresa con varios vehículos, que aprueba por medio de un encargado y paga a crédito, y la aseguradora, que paga lo del siniestro menos la franquicia.

La flota

Taller → Flotas → la empresa cliente (su ficha, con su crédito). Encargados: las cuentas del portal de esa empresa que aprueban los presupuestos, cada una con su tope por trabajo. Con «exige aprobación», lo contesta un encargado desde su cuenta, o el mostrador anotando su nombre; el chofer con el ticket no aprueba. El tope que firma el chofer en la recepción aprueba solo hasta lo que la flota deja hacer sin consultar (sumando todo lo de esa orden); sin ese monto cargado, no aprueba nada. Cada vehículo lleva su número interno y su centro de costo, y el resumen del mes sale por vehículo y por orden (el encargado lo ve en su portal).

La aseguradora y el siniestro

Taller → Aseguradoras da de alta la aseguradora con su ficha a crédito. En la orden: Viene por un seguro → la aseguradora, el número de siniestro, la póliza, el perito y la franquicia. En el presupuesto, cada trabajo dice Lo paga: el cliente o el seguro; lo del seguro lo contesta el perito (Vino el perito, La aseguradora aprobó, con hasta cuánto cubre el arreglo, franquicia incluida).

Las dos facturas

Al entregar, el cliente paga en la caja lo suyo, la franquicia y, si el arreglo pasó de la cobertura aprobada, lo que no cubre el seguro; Facturar a la aseguradora emite el resto a crédito a su ficha. La aseguradora pagó cierra el siniestro cuando se cobra. Esta forma de facturar es la habitual en Paraguay, pero confirmala con tu contador y con SIFEN antes del primer siniestro real.

• La caja no entrega con el siniestro abierto o peritado: primero la aseguradora aprueba (o lo rechaza o se anula, y entonces el cliente paga todo).
• Lo que se cobra queda sellado: desde que la caja cobró la parte del cliente (o se facturó a la aseguradora), el número, la franquicia, la cobertura y lo que paga cada uno no cambian, el siniestro no se rechaza ni se anula, y lo que paga la aseguradora no suma ni pierde trabajos. Un trabajo nuevo va a cargo del cliente.
• Si se entregó cobrándole todo al cliente (el siniestro estaba rechazado), ese siniestro ya no se reabre ni se factura: solo se anula.

Se hace en: Flotas

La tele del local: los equipos listos para retirar

La pantalla del mostrador puede pasar los equipos listos para retirar: el número de cada orden (el del papel) y la inicial del nombre, «00042 · M.». Quien espera ve que el suyo ya está, sin que la tele diga de quién es: nunca salen nombres, teléfonos, el equipo ni importes.

Prenderla

Más → La pantalla del local (o Taller → Configuración → La tele del local → Configurar la pantalla). Tildá Equipos listos para retirar y Guardar. Si tenés productos publicados, la tele los mezcla con los equipos listos.

Ponerla en la tele

Copiá El enlace de la pantalla (es /tienda/<tu-página>/tv), abrilo en el navegador de la tele o de una notebook conectada por HDMI y ponelo en pantalla completa. Anda aunque la tienda online esté cerrada: con la tienda cerrada pasa solo los equipos listos.

Pasa los equipos del local de la tienda (el que elegiste en Mi tienda como el local donde se retira). Si tenés sucursal, los equipos listos de la otra no salen en esta tele: así nadie va a buscar su celular al local equivocado.

Cuánto tiempo sale un equipo

Lo listo sale las horas que diga Lo listo sigue en la tele en la configuración del taller (48 por defecto). Lo que nadie retiró en ese tiempo deja de aparecer; cuando lo entregás, sale de la lista en el minuto.

Se hace en: Mi tienda

«Mi trabajo»: las tareas y el tiempo del mecánico

Cada trabajo que el cliente aprueba es una tarea, con su mecánico y las horas que se vendieron. El mecánico, en su celular: Taller → Mi trabajo. Arriba está lo que corre ahora, con el reloj grande y dos botones: Pausar y Terminar. La hora la pone el servidor, no el celular.

Empezar, pausar y terminar

En Mis tareas, Empezar. Si otra tarea está corriendo, el botón dice Cambiar a esta: la otra se pausa sola, porque nadie tiene dos tiempos corriendo a la vez. Para tomar son las tareas sin mecánico: Tomar la deja a tu nombre. Al terminar lo último de una orden, la pantalla ofrece Hacer el control.

Repartir y corregir las horas

El dueño o el encargado, en la ficha de la orden → Tareas y tiempo: elige el mecánico de cada tarea, suma una Tarea suelta y, en Horas, ve cada tramo. Si alguien se olvidó de pausar, Corregir (con una nota) o Dar de baja el tramo. La corrección queda con quién la hizo. Lo que quedó corriendo más horas de las que dice la configuración lo cierra el sistema solo, con una nota para corregirlo.

La productividad y la comisión

Terminadas hoy y Esta semana muestran las horas vendidas contra las trabajadas. La comisión de cada mecánico sale de la mano de obra de sus trabajos a medida que se cobra, con las reglas de comisiones del personal.

Se hace en: Mi trabajo

Diagnóstico, presupuesto y aprobación del cliente

En la orden, el técnico carga el Diagnóstico y arma el presupuesto con los repuestos y la mano de obra → Guardar y enviar. La orden pasa a Esperando aprobación y el cliente recibe el presupuesto por correo.

Cómo aprueba el cliente

• Desde el portal: en su celular, Reparaciones → la orden → ve el diagnóstico, las fotos y el presupuesto línea por línea → Aprobar.
• Por teléfono o WhatsApp: alguien del mostrador anota lo que contestó el cliente.

Si lo rechaza, la orden sigue viva: se puede hacer otro presupuesto o dejarla sin reparación con lo que corresponda cobrar por la revisión.

Usar el repuesto

Con el presupuesto aprobado, en la línea del repuesto: Usar. El repuesto sale del stock por esa orden (no se puede sacar un repuesto sin orden). Después, Marcar lista con el trabajo realizado: el cliente recibe el aviso de que está para retirar.

Lo que ve cada uno

El técnico ve precios y nunca costos.

Se hace en: Órdenes del taller

Recibir un vehículo con fotos y firma

En la tablet: Taller → Recepción con fotos y firma → escribí la chapa (o el IMEI, si es un equipo). Si ya vino, aparece con su historia: las visitas, el último kilometraje y lo que quedó pendiente → Es esta. Si es la primera vez, No está: cargarla nueva. Después el cliente, lo que cuenta con sus palabras y el motivo → Abrir la orden y seguir. Desde ahí cada paso se guarda solo: si la recepción se corta, se sigue desde la ficha de la orden.

Los pasos dependen del taller

Los pasos que ves los elige el dueño en Configuración del taller. Con la recepción simple son tres: la unidad, el cliente con lo que le pasa y el ticket (Abrir la orden y sacar el ticket). Con la completa, todos los de abajo. Lo que el taller marca como obligatorio frena la firma y deja la orden en Recibido: el ticket y la ficha de la orden dicen qué falta, con Ir a las fotos o Ir a la firma. Si la firma no es obligatoria, la orden avanza sin firmar.

Si el taller arranca con el Cliente ocasional, el paso del cliente ya lo trae puesto: buscá o cargá al cliente con Nuevo si tiene datos, o seguí así. Al ocasional no le llegan avisos ni deja seña.

El tablero, la lista y los daños

• Tablero: el kilometraje, la aguja del combustible y la foto del tablero.
• Lista: lo que anda y lo que falla (luces, testigos, espejos, cubiertas) y lo que deja adentro. Lo demás está bien marca el resto de una vez.
• Daños: tocá el dibujo donde está el rayón, el golpe o la rotura, elegí qué es y sacale la foto → Marcar. El número de cada marca es el mismo que ve el cliente en su ticket.

Las fotos y la firma

Las fotos (los cuatro lados, por ejemplo) las elige el taller en Configuración del taller: si son obligatorias no se puede firmar sin ellas; si no, salen como sugeridas y se sacan o no. En Firma, el cliente elige hasta cuánto autoriza sin que lo llamen (el tope), lee las condiciones y firma con el dedo. Si falta una foto, Firmar no deja y dice cuál falta.

El ticket

Sale con el QR: con él, el cliente sigue su orden y contesta el presupuesto desde el celular, sin cuenta. Mandalo por WhatsApp de un toque. Lo firmado ya no se cambia: la recepción queda de solo lectura.

Se hace en: Órdenes del taller

¿Cómo recibo un equipo para reparar?

Taller → Recibir un equipo (o Recibir en el taller): escaneá o escribí el IMEI (si el equipo ya vino, lo muestra con sus visitas y si se lo vendiste vos), o cargá la marca y el modelo; después el cliente, lo que le pasa, el tipo de caso (cambio de pantalla, batería, no enciende…), la clave o el patrón, lo que deja y cómo llega. La fecha prometida se llena sola con las horas del tipo de caso. Abrir la orden y sacar el ticket imprime el ticket con el número de orden y un QR.

Hay una sola recepción: la que tu taller configuró en Taller → Configuración → Recepción. Con la recepción simple son tres pasos (el equipo, el cliente y el ticket); con la completa, también las fotos, los daños y la firma. Desde la caja también se recibe (Taller → Recibir), con el mismo cliente por defecto: si tu taller pide fotos o firma, el ticket de la caja ofrece seguir la recepción en el sistema.

El ticket

Tiene el número de orden, la fecha prometida, el equipo, el problema y el QR. La clave o el patrón no salen en el ticket. Con el ticket, el cliente consulta el estado de su orden sin cuenta, poniendo el número y su documento o teléfono.

El cliente ocasional

Si el cliente no quiere dar sus datos, la orden va a nombre del Cliente ocasional: se busca, se entrega y se cobra igual, y el ticket con el QR es la forma de seguirla. No recibe avisos por WhatsApp, no tiene portal y no deja seña. Podés anotar su nombre y un celular para llamarlo. Si después da sus datos, en la orden tocá Poner el cliente (lo buscás o lo cargás con Nuevo) y desde ahí le llegan los avisos. Si tu taller arranca siempre con el ocasional (o pidiendo los datos), se elige en Configuración del taller.

La clave del equipo

Queda guardada para el técnico. Mirarla queda anotado en el historial con el nombre de quien la vio.

Repartir el trabajo

Asignar el técnico lo hace el dueño o el administrador. El técnico ve sus órdenes en Mis órdenes.

Se hace en: Órdenes del taller

Los repuestos de la orden y los trabajos de afuera

En la ficha de la orden, Repuestos y trabajos de afuera dice de dónde sale cada cosa: del depósito, pedida al proveedor, la trae el cliente o la hace un tercero.

Pedir un repuesto al proveedor

Pedir al proveedor → el proveedor, los repuestos y el costo de cada uno → Esperando repuesto si la orden se frena hasta que llegue. Queda una orden de compra de las de siempre, en Compras. Cuando el depósito la recibe, la orden sale sola de «Esperando repuesto», el mecánico recibe el aviso «Llegó el repuesto» y el cliente lo ve en su ticket.

Lo que trae el cliente

Lo trae el cliente: el repuesto va sin cargo, no sale del stock y no tiene garantía del repuesto (el trabajo sí).

La rectificadora, el tornero o el pintor

En el presupuesto, el trabajo lleva una línea Trabajo de terceros con lo que se le cobra al cliente. Cuando la pieza sale: Mandar al tercero (quién, cuándo vuelve y cuánto cobra). Cuando vuelve: Volvió. Su factura entra como una compra con su asiento, así que la carga quien registra compras (el dueño o administración): ahí mismo al marcar la vuelta, o después con Cargar su factura en la misma línea. El mecánico marca la vuelta sin la factura. El cliente lee que volvió del trabajo de afuera, sin el nombre del tercero.

Se hace en: Órdenes del taller

La revisión en semáforo y el presupuesto por trabajo

El mecánico, en su celular: Taller → Para inspeccionar → la orden → Empezar la inspección. Cada punto tiene tres botones: Bien (verde), Pronto (amarillo) y Urgente (rojo), y cada toque se guarda solo. En amarillo o rojo se agregan la medida, una nota para el cliente, la foto y un video corto (se corta solo a los 30 segundos).

Terminar arma el presupuesto

Terminar → Armar el presupuesto con los hallazgos: cada amarillo o rojo ya es un trabajo con su mano de obra y los repuestos del trabajo frecuente. Se revisa, se suma o se quita lo que haga falta y Enviar al cliente.

El cliente contesta trabajo por trabajo

Desde el QR del ticket (sin cuenta) o desde su cuenta, el cliente ve cada trabajo con las fotos y toca Sí, hacelo o Ahora no. Si llama o escribe, en el presupuesto: Registrar lo que contestó (por teléfono o WhatsApp, con el nombre de quien contestó). Lo que dice que no queda como recomendación para ofrecérselo más adelante, y no se cobra.

Dentro del tope

Si el cliente firmó un tope en la recepción, el mecánico hace un trabajo sin esperar: Hacerlo dentro del tope. La suma de lo hecho así no puede pasar de lo firmado, y el cliente lo ve en su historial.

Apareció algo más

Sumar un trabajo al mismo presupuesto: lo ya aprobado sigue aprobado y lo nuevo espera la respuesta. Mientras un trabajo espera respuesta, la orden no se entrega.

Se hace en: Para inspeccionar

«Services por vencer»

Taller → Services por vencer junta los próximos services que vencen por fecha o por el kilometraje estimado (el sistema calcula cuánto anda cada vehículo por día) y las recomendaciones que llegaron a su fecha. Arriba, lo vencido.

Escribirle de un toque

WhatsApp abre el mensaje con el saludo, lo que le toca y el enlace para reservar en tu página; la fila pasa a Ya contactados. Descartar la saca con el motivo (vendió el auto, lo hace en otro lado).

El recordatorio automático

Si el cliente tiene cuenta, el sistema le avisa solo por la app y por correo unos días antes (lo elegís en la configuración: días y kilómetros antes). Esas filas dicen «Avisado por la app».

Se hace en: Services por vencer

Los turnos del taller y la fila

Taller → Turnos del taller muestra el día en columnas: por puesto (el elevador, el box de motos, la fosa) o por mecánico, como lo elegiste en la configuración. Cada turno dice la chapa, lo que pidió, el kilometraje que contó y de dónde vino (el mostrador, la página, su cuenta, la etiqueta o una recomendación).

Dar un turno

Dar turno → la chapa o el IMEI (si ya vino, lo reconoce), el motivo, los trabajos que pide (dan la duración), el día, el puesto o el primero libre, y la hora entre los huecos. El cliente también reserva solo desde la página del taller, escribiendo la chapa.

Recibir el turno

Cuando llega, Recibir abre la recepción con la unidad, el cliente, el motivo y el puesto ya cargados. Confirmó, WhatsApp, No vino y Cancelar son los de la agenda.

Los puestos y la fila

En Puestos del taller se cargan los puestos con su horario: sin horario un puesto no recibe turnos (uno nuevo toma el horario de otro puesto del mismo local). El lubricentro que atiende por orden de llegada usa La fila: Recibir el que llegó y cada puesto con lo que tiene. En la tele sale como «La fila de hoy».

Se hace en: Turnos del taller

La hoja de vida de cada vehículo y lo que quedó pendiente

Taller → Vehículos y equipos → buscá por la chapa (un pedazo alcanza), el IMEI, la marca o el cliente. La hoja de vida tiene cada visita con su fecha, su kilometraje, lo que se hizo y cuánto salió, quién la trajo ese día, los dueños en el tiempo y lo que quedó pendiente. Recibirla abre la recepción con todo cargado.

Cambió de dueño

Cambió de dueño → el cliente nuevo y el motivo. La historia sigue con el vehículo: las visitas de antes quedan a nombre de quien lo trajo entonces.

Corregir la chapa o unir dos repetidas

Corregir datos cambia el color, el motor o el año. La chapa, el chasis o el IMEI, y Es la misma que otra (unir dos que se cargaron por separado), solo los puede cambiar el dueño, el administrador o el supervisor.

Recomendaciones pendientes

Lo que el cliente contestó «ahora no» queda en Taller → Recomendaciones, con el importe que se le ofreció y la fecha para volver a ofrecerlo (la que elegiste en la configuración del taller: por defecto 15 días lo urgente y 90 lo que puede esperar). Para ofrecer hoy son las que ya llegaron a su fecha: Escribirle arma el WhatsApp al dueño de hoy, Más adelante le corre la fecha y Descartar la saca con el motivo. En la próxima visita, el presupuesto la ofrece para sumarla.

Se hace en: Vehículos y equipos